Indicaciones para firma y envío de documentos
Los impresos para la tramitación de los distintos pagos con cargo a las cátedras tienen que estar firmados electrónicamente por el director de la cátedra. La mayoría de los impresos están en formato formulario, por lo que, para poder firmarlos sin que se pierda su contenido, tienen que ser "aplanados" previamente. Para ello, una ver rellenado, hay que imprimir el documento en pdf y firmarlo electrónicamente después. Si se firma el formulario sin "aplanar" no se guarda la información escrita en los campos.
Cuando el impreso tenga que ser firmado también por una persona externa a la universidad, que no disponga de firma electrónica, ésta puede firmarlo en papel y, posteriormente, el documento escaneado en pdf con la firma manuscrita lo firmará electrónicamente el director de la cátedra. Cuando se mezclan firmas manuscritas y electrónicas la firma electrónica tiene que ser siempre la última.
La manera de hacer llegar a la oficina los impresos, correctamente rellenados y firmados, es mediante comunicación interna, a través de her@ldo, dirigida a la Oficina de Transferencia de la Investigación e indicando en el Asunto alguna referencia a la cátedra por la que tiene que tramitarse. Alternativamente, si no se tiene acceso a her@ldo, se puede enviar por correo electrónico.
El envío de facturas en pdf de proveedores no obligados a presentar factura electrónica tiene que hacerse mediante su presentación en el registro electrónico dirigida a la Oficina de Transferencia de la Investigación, mediante la opción de Depósito de Facturas en Registro. La factura deberá llevar la conformidad del director de la cátedra, expresada mediante su firma electrónica, y estar acompañada de los documentos necesarios para su tramitación.